(趣旨)

第1条　この訓令は、文書事務を適正かつ円滑に執行するため、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の取扱いの原則)

第3条　文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。

(課長の職責)

第4条　課長は、常に所属の職員を文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように、事務処理の促進を図らなければならない。

(総務課長の職責)

第5条　総務課長は、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように、常に文書事務に関し必要な調査を行い、並びにその指導及び改善に努めなければならない。

(文書主任)

第6条　各課に文書主任を置き、庶務を担当するグループのリーダー又はこれに相当する者(以下この項において「庶務担当リーダー等」という。)をもって充てる。この場合において、庶務担当リーダー等が欠けたときは、課長が指定する者をもって文書主任に充てる。

(文書主任会議)

第7条　総務課長は、必要があるときは、文書主任会議を招集し、文書事務に係る連絡調整を図らなければならない。

(総務課における文書の受領及び配布の手続)

第8条　本市に到達した文書(電子文書を除く。以下この章及び第4章において同じ。)は、主務課に直接到達したものを除き、総務課において受領するものとする。

(主務課における収受等の手続)

第9条　配布を受けた文書及び主務課に直接到達した文書は、開封し、当該文書の余白に収受印(様式第2号)を押さなければならない。ただし、刊行物、ポスターその他の文書で、主務課長が指定したものについては、この限りでない。

(執務時間外に到達した文書の受領)

第10条　執務時間外に到達した文書の受領については、当直業務員(川越市当直業務員服務規程(昭和47年訓令第4号)第1条に規定する当直業務員をいう。)が行い、総務課長に引き継ぐものとする。

(電子文書の受信等)

第11条　電子文書は、電気通信回線を利用して受信することができる。ただし、電子文書が当該電子文書を送信した者の作成によるものであること、又は内容の改変が行われていないことの確認を要する場合は、法令等の規定に基づき電気通信回線を利用して受信しているときを除き、主務課長は、総務課長と協議し、その承認を得なければならない。

(処理の原則)

第12条　文書は、全て主務課長が中心となり主務課の担当者において速やかに処理しなければならない。

(文書の処理)

第13条　文書を受け付けたときは、直ちに文書収発簿(様式第3号)に所要事項を記入し、これを主務課長に供覧し必要な指示を受けなければならない。ただし、全庁的に配布された庁内文書については文書収発簿への記入を、軽易な内容の文書であらかじめ主務課長が指定したものについてはこの項本文に規定する手続の全部又は一部を、それぞれ省略することができる。

(供覧)

第14条　文書が起案による処理を必要とせず、単に供覧によって完結するものであるときは、当該文書の上部余白に「供覧」と記入することその他の当該文書が供覧によって完結するものである旨を明らかにする措置を講じ、関係者に供覧するものとする。

(即日起案の原則)

第15条　起案は、即日着手することを原則とし、事案の内容により調査等に相当の日数を要するときは、あらかじめ、課長の承認を得るものとする。

(起案)

第16条　起案は、次に掲げる場合を除き、起案用紙(様式第4号)を用いて行わなければならない。

(起案要領)

第17条　起案は、次に掲げる要領によるものとする。

(回議)

第18条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議をしなければならない。

(合議)

第19条　起案の内容が他の部又は他の課に関係を有する場合は、当該起案文書を、関係する部長、課長その他必要な職員に合議しなければならない。

(回議及び合議をするときの注意すべき事項)

第20条　起案文書の回議又は合議を受けた者は、その回議又は合議が速やかに完了するように努めなければならない。

(文書主任の審査)

第21条　部長以上の決裁を要する起案文書(起案用紙によるものに限る。)は、主務課長の回議を受ける前に、文書主任の審査を受けなければならない。

(総務部長及び総務課長の審査)

第22条　次に掲げる起案文書は、総務部長及び総務課長の審査を受けなければならない。

(文書収発簿への記入)

第23条　文書主任は、起案文書について決裁がなされたときは、次に掲げるものに係る起案文書を除き、文書収発簿にその都度所要事項を記入しなければならない。

(施行文書の記号及び番号)

第24条　指令について作成する令達文書(以下「指令文書」という。)又は普通文書を施行するときは、その文書ごとに記号及び番号を記載しなければならない。ただし、前条の規定により文書収発簿への記入を要しない文書については、この限りでない。

(告示文書等の番号)

第25条　法規文書、令達文書(指令文書を除く。)及び告示文書を公布し、令達し、又は施行するときは、その種別ごとに総務課に備えられた告示番号簿(様式第5号)に所要事項を記入しなければならない。

(口頭又は電話による照会等の処理)

第26条　口頭又は電話による照会、回答、報告等があったときは、必要に応じその要領を起案用紙に摘記し、この章の規定に準じて処理しなければならない。

(決裁文書の浄書及び照合)

第27条　決裁が終了した起案文書(以下「決裁文書」という。)で浄書を要するものは、第24条の処理をした後、主務課又は総務課において浄書するものとする。

(文書の発信者名)

第28条　外部へ発送する文書は、市長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、副市長名、会計管理者名、部長名若しくは課長名又は市名を用いることができる。

(公印の押印)

第29条　発送する文書には、当該文書に係る決裁文書を添えて公印の管理者の照合を受け、所定の箇所に公印(重要なものにあっては、割印を含む。)を押印しなければならない。

(文書の発送)

第30条　起案者は、文書を発送しようとするときは、郵送等適当な手段を用いるものとする。

(電子文書の送信)

第31条　第29条第2項の規定により公印の押印の省略をした文書は、電気通信回線を利用して送信することができる。

(文書の整理の原則)

第32条　文書は、常に分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(未完結文書の整理)

第33条　未完結文書は、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(完結文書の区分)

第34条　完結文書は、会計年度ごとに区分しなければならない。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものについては、この限りでない。

(保存年限の設定)

第35条　主務課長は、完結文書を保存すべき期間(以下「保存年限」という。)を次に掲げる年限の中から定めなければならない。ただし、法令等に保存年限の定めのある文書については、この限りでない。

(保存年限の起算)

第36条　完結文書の保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものについては、この限りでない。

(保存年限の延長)

第37条　前2条の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書については、保存年限を経過した日以後においても、当該文書の区分に応じ、当該各号に定める期間を経過する日までの間保存年限を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間を経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。

(保管文書の整理)

第38条　第34条の規定により区分された完結文書で主務課において保管するもの(以下「保管文書」という。)は、次のとおりとする。

(完結文書の整理の方法)

第39条　完結文書は、ファイリング・システムにより整理するものとする。

(ファイル基準表の作成)

第40条　主務課においては、毎会計年度の当初にファイル基準表(様式第6号)を作成しなければならない。

(フォルダーによる文書の整理及び保管)

第41条　保管文書は、ファイル基準表に基づき分類した上、フォルダー(個別フォルダー及び雑フォルダーをいう。以下同じ。)に入れ、ファイリング・キャビネットの中に収めて整理し、及び保管しなければならない。

第42条　現会計年度又は現年の完結文書として区分された文書は、ファイリング・キャビネットの上2段の引出しに収め、前会計年度又は前年の完結文書として区分された文書は、下1段の引出しに収めて整理し、及び保管しなければならない。ただし、現会計年度又は現年の完結文書として区分された文書が多い場合においては、この限りでない。

(編さんによる文書の整理及び保管の方法)

第43条　保管文書のうち、フォルダーに入れて整理し、及び保管することが適当でないものは、台帳、帳簿等に編さんして整理し、及び保管することができる。

(保管文書の利用)

第44条　職員は、保管文書を利用したときは、利用した保管文書があった元の位置に戻しておかなければならない。

(保管文書の廃棄)

第45条　主務課長は、保管文書のうち、必要のなくなったものを、随時廃棄しなければならない。

(保存文書の整理)

第46条　第34条の規定により区分された完結文書で総務課長が引き継ぐことを認めたもの(以下「保存文書」という。)は、総務課が管理する書庫(以下「総務課書庫」という。)に収めて保存するものとする。

(フォルダーに収納された保存文書の整理)

第47条　保存文書のうち、フォルダーに収納されているものは、フォルダーのまま保存年限別に区分し、整理しなければならない。

(編さんされた保存文書の整理)

第48条　保存文書のうち、編さんされているもので保存年限が3年以上のものは、会計年度、保存年限等により区分し、完結文書となった日付順に整理しなければならない。

(保存文書の利用)

第49条　保存文書を利用した者は、保存文書があった元の位置に戻しておかなければならない。

(総務課書庫の管理)

第50条　総務課書庫の利用は、執務時間内に行うものとする。ただし、やむを得ない事由により執務時間外に総務課書庫を利用しようとするときは、総務課長の承認を受けなければならない。

(保存文書の廃棄)

第51条　保存年限を経過した保存文書は、主務課において廃棄する。この場合において、主務課長は、不正な利用をされない方法により廃棄しなければならない。

(電子文書の整理及び保管)

第52条　電子文書は、その種別、情報化の進展状況等を勘案して別に定める方法により整理し、及び保管するものとする。

(電子文書の廃棄)

第53条　第51条の規定は、電子文書を廃棄する場合について準用する。

(出先機関の特例)

第54条　出先機関の長は、所掌事務に係る文書の取扱いについてこの訓令によることができない場合は、総務課長と協議の上、他の方法によることができる。

(その他)

第55条　この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、市長が別に定める。