○川越市公文例規程
平成6年1月10日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、公文書に関し必要な事項を定めるものとする。
(令4訓令2・一部改正)
(定義)
第2条 この訓令において「公文書」とは、次に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図画をいう。
(1) 法規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条及び第16条の規定に基づき、市議会の議決を経て制定し、市長が公布するもの
イ 規則 法第15条及び第16条の規定に基づき、市長が制定し、公布するもの
(2) 議案書及び専決処分書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 議案 法第96条の規定に基づき、市長が、市議会の議決を経なければならない事件について、市議会の審議を求めるために提出するもの
イ 専決処分 法第179条第1項又は第180条第1項の規定に基づき、市長が処分するもの
(3) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 訓令 所属機関又は職員に対し、権限の行使について指揮するために発する命令で、基本的事項を内容とするもの
イ 通達 所属機関又は職員に対し、職務執行上の細目的事項等について指示し、又は命令するもの
ウ 指令 個人又は団体からの申請、出願その他の要求に基づいて許可、認可、不許可等の処分をなし、又は指示するもの及び職権で、これらの者に対し、特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの
(4) 争訟文書 補正命令書、弁明書提出要求書、弁明書、反論書、裁決書等の行政不服審査法(平成26年法律第68号)又はこれを準用する他の法令の規定に基づき作成する文書及び訴状、準備書面等の訴訟に関する文書
(5) 告示文書 法令、条例等の規定又は職権に基づいて処分し、若しくは決定した事項その他一定の事項を広く一般の住民に公示するために作成する文書
(6) 契約文書 売買、交換、使用貸借、賃貸借、請負、委任その他契約に係る契約書、協定書、覚書、請書、委任状その他これらに類する文書
(7) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 職務を執行するため、行政機関、個人又は団体に対して問い合わせるもの
イ 回答 照会、依頼又は協議に対して応答するもの
ウ 諮問 所轄の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの
エ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
オ 申請又は願 所管の機関に対し、許可、認可等の処分その他一定の行為を求めるもの
カ 進達 経由すべきものとされている申請書、願書、報告書その他の書類を、当該書類に係る事務を処理する権限を有する行政機関に、取り次ぐもの
キ 通知又は通報 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
ク 報告 上司等に対し、一定の事実、経過等を知らせるもの
ケ 依頼 行政機関、個人又は団体に対し、一定の行為を頼むもの
コ 協議 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項について相談するもの
サ 届出 一定の事項を行政機関に届け出るもの
シ 勧告 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を申し出て、ある処置を勧め、又は促すもの
ス その他 請求し、督促し、又は建議するもの
(8) 賞状、表彰状、感謝状、証明書その他前各号に掲げる文書以外の文書
(平28訓令8・令4訓令2・令6訓令8・一部改正)
(用字、用語及び文体)
第3条 公文書に用いる漢字の字種、字体及び音訓、仮名遣い並びに送り仮名並びに外来語表記は、次に掲げるものによるものとする。
(1) 漢字の字種、字体及び音訓 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
(2) 仮名遣い 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(4) 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)
(5) 法令における漢字使用等について(平成22年11月30日内閣法制局長官決定)
(6) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)
2 公文書の用語及び文体については、おおむね次の基準によるものとする。
(1) 専門用語は、なるべく用いず、易しい言葉を用いること。
(2) 外来語は、日常使われているものを用いること。日常使われていない外来語を用いるときは、注釈を付けること。
(3) 古い言葉及び堅い表現を避け、日常使い慣れている言葉及び表現を用いること。
(4) 曖昧な言葉を避け、具体的な言葉を用いること。
(5) 回りくどい表現を避け、簡潔な表現を用いること。
(6) 高圧的な言葉及び表現を避け、相手の気持ちを考えた言葉及び表現を用いること。
(7) 文体は、原則として「ます」体を用い、法規文書、議案書、専決処分書、令達文書、争訟文書、告示文書及び契約文書は「である」体を用いること。
(8) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(9) 内容に応じ、箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
3 名宛人に付ける敬称は、「様」を用いること。ただし、法令に特別の定めのあるものその他市長が特に「様」を用いることが適当でないと認めるものについてはこの限りでない。
4 文書表記上使用する数字、符号等については、別に定めるところにより、適切に用いるものとする。
(平23訓令1・一部改正)
(左横書きの原則)
第4条 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、特に縦書きとすることが適当と認められるものについては、この限りでない。
(令6訓令8・一部改正)
(形式)
第5条 公文書の形式については、おおむね別記の基準によるものとする。
附則
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(平成17年3月31日訓令第9号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成23年1月4日訓令第1号)
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第8号)抄
1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月18日訓令第2号)
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(令和6年11月5日訓令第8号)
この訓令は、令和7年1月1日から施行する。
(令6訓令8・全改)
