2　主務課長は、マスターフィルム文書を作成しようとするときは、撮影者に対し、撮影しようとする文書の前に指示書を、撮影しようとする文書の最終頁の次にマスターフィルム文書撮影証明書(様式第2号。次項及び次条第1項において「証明書」という。)を記録し、証明する方式でマイクロフィルムに撮影することを命ずるものとする。

3　前項の場合において、マスターフィルム文書の形態は、指示書が撮影された部分、撮影対象文書が撮影された部分及び証明書が撮影された部分が一のマイクロフィルムに撮影されたものでなければならない。

4　主務課長は、マイクロフィルム文書の作成を委託して行う。

2　主務課長は、前項の規定による検査の結果、マスターフィルム文書に不良の箇所等を発見したときは、新たに撮影させなければならない。

3　前2項の規定は、活用フィルム文書の検収について準用する。

2　文書管理規程第35条及び別表の規定は、マスターフィルム文書の保存年限について準用する。

3　主務課長は、所管に属するマスターフィルム文書の管理について必要事項を記入したマスターフィルム文書台帳(様式第3号)を整備しておかなければならない。

4　活用フィルム文書は、主務課において利用し、及び保管するものとする。

2　前項第2号に掲げる時期に実施する同項の規定による検査は、抽出により行う。

3　主務課長は、第1項の規定による検査の結果、マスターフィルム文書の保存に悪影響を及ぼす原因を発見したときはその原因を除去の措置を、マスターフィルム文書の破損等を発見したときは原文書の再撮影の措置を、原文書が存在しないときはマスターフィルム文書の再製の措置を講じなければならない。

4　主務課長は、撮影後6月を経過する日の属する月に活用フィルム文書の保存状況について検査を行わなければならない。

5　第3項の規定は、前項の規定による検査の結果に係る主務課長の講ずべき措置について準用する。

2　前条第3項の規定によりマスターフィルム文書を再製するときは、主務課長は、マスターフィルム文書に指示書を添付し、撮影者に再製を指示するものとする。

3　第4条及び第5条の規定は、マスターフィルム文書の再撮影及び再製について準用する。

4　第2項の規定は、活用フィルム文書の複製(マスターフィルム文書を複製した活用フィルム文書の複製の場合を除く。)について準用する。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する原文書で主務課長又は総務課長が特に保存の必要があると認めるものについては、この限りでない。

1　この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

2　川越市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和55年訓令第9号)は、廃止する。

3　前項の規定による廃止前の川越市マイクロフィルム文書取扱規程の規定により認証されたマスターフィルム文書のうち現に保存されているものは、第4条の規定に基づき証明を受けて作成されたマスターフィルム文書とみなす。

1　この訓令は、平成11年9月1日から施行する。

1　この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、令達の日から施行する。