川越地区消防組合文書管理規程

○川越地区消防組合文書管理規程

令和6年3月29日

訓令第4号

川越地区消防組合文書管理規程(平成7年訓令第2号)の全部を改正する。

第1章　総則(第1条―第7条)

第2章　文書の収受及び配布(第8条―第11条)

第3章　文書の処理(第12条―第31条)

第4章　文書の整理

第1節　通則(第32条)

第2節　未完結文書及び完結文書の整理(第33条―第37条)

第3節　保管文書の整理(第38条―第42条)

第4節　保存文書の整理(第43条―第48条)

第5節　電子文書の整理(第49条・第50条)

第5章　補則(第51条・第52条)

附則

第1章　総則

(趣旨)

第1条　この訓令は、文書事務を適正かつ円滑に執行するため、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)　文書　文字、図形等人の知覚によって認識することができる情報が記録されたもの及び電子文書をいう。

(2)　電子文書　電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録をいう。)であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(3)　課　川越地区消防局の組織に関する規則(平成17年規則第3号)第4条に規定する課及び室並びに川越地区消防組合消防署の組織に関する規程(平成17年消防本部訓令第4号)第2条及び第4条に規定する課及び消防分署をいう。

(4)　課長　課の長をいう。

(文書の取扱いの原則)

第3条　文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。

(課長の職責)

第4条　課長は、常に所属の職員を文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように、事務処理の促進を図らなければならない。

(総務課長の職責)

第5条　総務課長は、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように、常に文書事務に関し必要な調査を行い、並びにその指導及び改善に努めなければならない。

(文書主任)

第6条　各課に文書主任を置く。

2　文書主任は、課長が指定する者とする。

3　文書主任は、課長の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

(1)　文書の収受、配布及び施行の指導に関すること。

(2)　文書の整理、保存及び廃棄の指導に関すること。

(3)　文書の引継ぎに関すること。

(4)　起案文書の形式審査に関すること。

(5)　電子文書の受信及び送信の指導に関すること。

4　課長は、必要と認めるときは、文書主任補助者を置くことができる。

(文書主任会議)

第7条　総務課長は、必要があるときは、文書主任会議を招集し、文書事務に係る連絡調整を図らなければならない。

第2章　文書の収受及び配布

(総務課における文書の受領及び配布の手続)

第8条　川越地区消防組合(以下「組合」という。)に到達した文書(電子文書を除く。以下この章及び第4章において同じ。)は、主務課に直接到達したものを除き、総務課において受領するものとする。

2　総務課長は、前項の規定により総務課において受領した文書及び第10条の規定により引き継いだ文書を、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1)　文書は、総務課長が開封する必要があると認めたものを除き、開封しないで主務課に配布すること。

(2)　親展文書(「親展」、「機密」等の表示のある書面及び図面をいう。以下この号において同じ。)は、開封しないで、及び、「親展」、「機密」等の表示はないが、開封の結果その内容が親展文書と同等であると認められるものは、親展文書配布簿(様式第1号)に所要事項を記入し、主務課に配布すること。

(3)　書留とされている郵便物は、開封しないで、書留郵便物等取扱簿(様式第2号)に所要事項を記入し、主務課に配布すること。この場合において、特別送達として取り扱われる郵便物については、封筒の余白に到達の日時を明記し、受領担当者が押印すること。

3　2以上の課に関係ある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとし、配布すべき課が明らかでないときは、総務課長の判断により配布すべき課を定めるものとする。

4　郵便料金の未納又は不足の文書が到着したときは、発信者が官公庁であるとき、又は総務課長が受領することを適当であると認めたときに限り、その未納又は不足の料金を納付して受領するものとする。

(主務課における収受等の手続)

第9条　配布を受けた文書及び主務課に直接到達した文書は、開封し、当該文書の余白に収受印(様式第3号)を押さなければならない。ただし、刊行物、ポスターその他の文書で、主務課長が指定したものについては、この限りでない。

2　前項の規定にかかわらず、主務課長は、主務課に直接提出される申請書、届書等で、大量に処理する文書にあっては、当該文書の処理方法を別に定めることができる。

3　配布を受けた文書の中に、その所管に属さないものがあった場合は、主務課が明らかなときは直ちに転送し、主務課が明らかでないときは直ちに総務課に返付するものとする。

(執務時間外に到着した文書の受領)

第10条　執務時間外に到着した文書の受領については、消防署の当直勤務者が行い、総務課長に引き継ぐものとする。

(電子文書の受信等)

第11条　電子文書は、電気通信回線を利用して受信することができる。ただし、電子文書が当該電子文書を送信した者の作成によるものであること、又は内容の改変が行われていないことの確認を要する場合は、法令等の規定に基づき電気通信回線を利用して受信しているときを除き、主務課長は、総務課長と協議し、その承認を得なければならない。

2　受信した電子文書の中に、その所管に属さないものがあった場合は、主務課が明らかなときは直ちに転送し、主務課が明らかでないときは直ちに総務課長と協議するものとする。

3　主務課において受信した電子文書は、その内容を速やかに出力し、紙に記録しなければならない。ただし、受信した電子文書の内容が軽易であると主務課長が認めるときは、この限りでない。

4　前項本文の規定により電子文書の内容が記録された紙は、到達した文書とみなし、第9条第1項の規定により処理を行うものとする。

5　主務課長は、第3項本文の規定にかかわらず、事務の遂行上電子文書の内容を出力し、紙に記録することが適当でないと認めるときは、総務課長と協議の上、他の方法によることができる。

第3章　文書の処理

(処理の原則)

第12条　文書は、全て主務課長が中心となり主務課の担当者において速やかに処理しなければならない。

2　起案は、余裕をもって行い、必要な審議、審査その他の事案決定に対する関与が行われる機会を失わないように努めなければならない。

(文書の処理)

第13条　文書を受け付けたときは、直ちに文書収発簿(様式第4号)に所要事項を記入し、これを主務課長に供覧し必要な指示を受けなければならない。ただし、全庁的に配布された庁内文書については文書収発簿への記入を、軽易な内容の文書であらかじめ主務課長が指定したものについてはこの項本文に規定する手続の全部又は一部を、それぞれ省略することができる。

2　主務課長は、消防局長以上の決裁又は専決を要する事案に係る文書を収受した場合において、その処理が特に重要なものであるときは、直ちに処理できるものを除き、あらかじめ当該文書を決裁権者又は専決権者の閲覧に供しなければならない。

3　主務課長は、第1項本文の規定にかかわらず、事務の遂行上文書収発簿への所要事項の記入によることが適当でないと認めるときは、総務課長と協議の上、他の方法によることができる。

(供覧)

第14条　文書が起案による処理を必要とせず、単に供覧によって完結するものであるときは、当該文書の上部余白に「供覧」と記入することその他の当該文書が供覧によって完結するものである旨を明らかにする措置を講じ、関係者に供覧するものとする。

2　文書が、起案による処理に着手する前に供覧する必要があるもの又は陳情等でその内容により早急に処理することができないものであるときは、処理の方針等を付記した上で、関係者に供覧するものとする。

(即日起案の原則)

第15条　起案は、即日着手することを原則とし、事案の内容により調査等に相当の日数を要するときは、あらかじめ、課長の承認を得るものとする。

(起案)

第16条　起案は、次に掲げる場合を除き、起案用紙(様式第5号、様式第5号の2、様式第5号の3又は様式第5号の4)を用いて行わなければならない。

(1)　軽易な事案に係るもので、起案用紙を用いず、文書の余白を用いて行う場合

(2)　定例的に取り扱う事案に係るもので、起案用紙を用いず、一定の帳票を用いて行う場合

2　前項の規定にかかわらず、課長は、総務課長と協議の上、別の用紙又は電子決裁システム(電子的な方式により文書を回議し、及び決裁を受け、又は供覧を行うための情報処理システムをいう。次条第2項及び第20条第5項において同じ。)により起案することができる。

(令6訓令5・一部改正)

(起案要領)

第17条　起案は、次に掲げる要領によるものとする。

(1)　用字、用語、文体及び形式は、川越市公文例規程(平成6年川越市訓令第1号)の定めるところによること。

(2)　起案用紙によるものは、所定の欄に件名、伺い事項その他所定の事項を記入するとともに、回議の欄は、所定の決裁区分に従い不要の欄に斜線を引くものとし、その他の用紙によるものは、それぞれの用紙に応じた処理をすること。

(3)　至急、秘密その他特別の取扱いを要するものは、その旨を、起案用紙によるものは指定欄に、その他の用紙によるものは当該用紙の余白に、それぞれ記入すること。

(4)　起案の理由その他参考となる事項を記載し、関係書類を添付すること。ただし、定例又は軽易なものにあっては、この限りでない。

2　前項の規定にかかわらず、電子決裁システムによる起案については、別に定めるところによるものとする。

(回議)

第18条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議をしなければならない。

(合議)

第19条　起案の内容が他の消防署又は他の課に関係を有する場合は、当該起案文書を、関係する署長又は課長その他必要な職員に合議しなければならない。

2　合議を受けた者が、合議事項に異議がある場合においては、主務署長又は主務課長と協議して調整するものとし、調整が整わないときは、意見を付しておかなければならない。

3　第1項の場合において、消防局内又は消防署内にあっては主務課長、消防局と消防署に渡るものにあっては、消防局は次長、消防署は署長、他の消防署に渡るものにあっては、署長を経て行うものとする。ただし、次長専決、署長専決及び課長専決により処理される場合にあっては、次に掲げる方法によるものとする。

(1)　次長専決　当該起案文書に必要な合議を経た後に主務次長による決裁

(2)　署長専決　当該起案文書に必要な合議を経た後に主務署長による決裁

(3)　課長専決　当該起案文書に必要な合議を経た後に主務課長による決裁

4　前条の規定は、合議の場合について準用する。

(回議及び合議をするときの注意すべき事項)

第20条　起案文書の回議又は合議を受けた者は、その回議又は合議が速やかに完了するように努めなければならない。

2　川越地区消防組合事務決裁規程(平成7年訓令第1号)の定めるところにより代決するときは、当該起案文書の決裁権者の欄に「代決」と記載することその他の当該起案文書を代決する旨を明らかにする措置及び当該起案文書の上部欄外に「後閲」と記載することその他の当該起案文書を代決後に上司の閲覧に供する旨を明らかにする措置を講じなければならない。

3　起案文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要若しくは異例に属するものは、課長その他の責任者が持ち回りし、回議又は合議をしなければならない。この場合において、秘密を要する起案文書にあっては、その内容が他に漏れないようにしなければならない。

4　起案文書の内容について回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、主務課長は、速やかに回議又は合議を得た課長にその旨を通知しなければならない。

5　第3項の規定にかかわらず、電子決裁システムによる起案文書の内容が同項に規定するものである場合については、別に定めるところによるものとする。

(文書主任の審査)

第21条　消防局長以上の決裁を要する起案文書(起案用紙によるものに限る。)は、主務課長の回議を受ける前に、文書主任の審査を受けなければならない。

(総務課長の審査)

第22条　次に掲げる起案文書は、総務課長の審査を受けなければならない。

(1)　条例、規則、訓令及び告示(規程形式によるものに限る。)

(2)　議会に提出する議案

(3)　専決処分

(4)　行政不服、訴訟及び和解に関するもの

(文書収発簿への記入)

第23条　文書主任は、起案文書について決裁がなされたときは、次に掲げるものに係る起案文書を除き、文書収発簿にその都度所要事項を記入しなければならない。

(1)　条例、規則、訓令、告示及び通達

(2)　第13条第1項ただし書の規定により文書収発簿への記入を省略した全庁的に配布された庁内文書及び同項本文に規定する手続の全部又は一部を省略した軽易な内容の文書に基づくもの

(3)　第13条第3項の規定により文書収発簿への記入に代わる方法によることとした文書

(4)　第16条第1項第2号の規定によるもの

(5)　収受文書に基づかない軽易な内容の庁内文書

(施行文書の記号及び番号)

第24条　指令について作成する令達文書(以下「指令文書」という。)又は普通文書を施行するときは、その文書ごとに記号及び番号を記載しなければならない。ただし、前条の規定により文書収発簿への記入を要しない文書については、この限りでない。

2　前項に規定する記号は、次の文字とする。

(1)　所属ごとの文書記号については、次のとおりとする。


所属		文書記号
消防局	総務課	川消総
	予防課	川消予
	警防課	川消警
	救急課	川消救
	指揮統制課	川消指
	新消防庁舎建設準備室	川消建
川越北消防署	統括管理課	川消北統
	指導課	川消北指
	消防課	川消北消
	南古谷分署	川消南
川越中央消防署	指導課	川消中指
	消防課	川消中消
	高階分署	川消高
	大東分署	川消大
川越西消防署	指導課	川消西指
	消防課	川消西消
	名細分署	川消名
川島消防署	指導課	川消島指
川島消防署	消防課	川消島消

(2)　収受文書に基づく文書にあっては「収」、収受文書に基づかない文書にあっては「発」の文字

3　第1項の番号(以下「収発番号」という。)は、文書収発簿により付されたものとする。ただし、収受文書に基づく文書の収発番号は、当該収受文書の番号とする。

4　収発番号は、会計年度ごとに第1号から始まる一連の番号とする。

5　前2項の規定にかかわらず、同一の事件に係る文書には、当該事件が完結するまで当初の当該文書の記号及びその番号の枝番号を記載するものとする。

6　指令文書のうち前各項の規定により文字及び記号を付することが適当でないと主務課長が認めるものにあっては、総務課長と協議の上、他の方法によることができる。

(告示文書等の番号)

第25条　法規文書、令達文書(指令文書を除く。)及び告示文書を公布し、令達し、又は施行するときは、その種別ごとに総務課に備えられた告示番号簿(様式第6号)に所要事項を記入しなければならない。

2　前項の番号は、種別ごとに毎年暦年による第1号から始まる一連の番号とする。

(令6訓令5・一部改正)

(口頭又は電話による照会等の処理)

第26条　口頭又は電話による照会、回答、報告等があったときは、必要に応じその要領を起案用紙に摘記し、この章の規定に準じて処理しなければならない。

(決裁文書の浄書及び照合)

第27条　決裁が終了した起案文書(以下「決裁文書」という。)で浄書を要するものは、第24条の処理をした後、主務課又は総務課において浄書するものとする。

2　浄書した文書は、決裁文書の処理案と照合し、当該案文と相違ないことを確認しなければならない。

(文書の発信者名)

第28条　外部へ発送する文書は、管理者名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、副管理者名、会計管理者名、消防局長名、署長名若しくは課長名又は組合名を用いることができる。

2　内部文書は、事案の軽重により、管理者名、副管理者名、会計管理者名、消防局長名、署長名又は課長名を用いるものとする。

3　前項の規定にかかわらず、法令等に定めがあるとき、又は特に必要のあるときは、組合名、消防局名、消防署名又は課名を用いることができる。

4　内部文書には、職名のみを用いるものとする。

(公印の押印)

第29条　発送する文書には、当該文書に係る決裁文書を添えて公印の管理者の照合を受け、所定の箇所に公印(重要なものにあっては、割印を含む。)を押印しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、公印の押印を省略することができる。この場合において、第2号に該当することにより公印の押印を省略するときは、当該発送する文書の発信者名の下に「公印省略」と記載するとともに、決裁文書が起案用紙によるときは指定欄に、その他の用紙によるときは当該用紙の余白に、その旨を記入しなければならない。

(1)　庁内文書

(2)　前号に定めるもののほか、主務課長が指定したもの

(文書の発送)

第30条　起案者は、文書を発送しようとするときは、郵送等適当な手段を用いるものとする。

(電子文書の送信)

第31条　第29条第2項の規定により公印の押印の省略をした文書は、電気通信回線を利用して送信することができる。

2　第11条第5項に規定する方法により処理された電子文書は、電気通信回線を利用して送信することができる。

3　前項の規定により送信する電子文書には、法令等の規定により電気通信回線を利用して送信する場合を除き、次の各号に掲げる要件のいずれにも該当する措置を行うものとする。

(1)　当該電子文書が組合の作成に係るものであることを確認することができること。

(2)　当該電子文書の内容の改変が行われていないかどうかを確認することができること。

4　第1項及び第2項の場合において、次の各号に掲げる処理は、当該各号に定める処理とみなす。

(1)　決裁文書の浄書に係る事項の送受信装置への入力又は送受信装置により送信する原稿(次号及び第3号において「送信原稿」という。)の作成　浄書

(2)　送受信装置に入力した事項(次号において「入力事項」という。)又は送信原稿と決裁文書の処理案との確認　照合

(3)　前号の確認を行った入力事項又は送信原稿の電気通信回線の利用による送受信装置からの送信　発送

第4章　文書の整理

第1節　通則

(文書の整理の原則)

第32条　文書は、常に分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

第2節　未完結文書及び完結文書の整理

(未完結文書の整理)

第33条　未完結文書は、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

2　文書主任は、随時、ロッカー、書棚、図面書庫等、ファイリング・キャビネット及び文書収発簿を調査し、担当の上席者に未完結文書の進行管理上必要な指示をしなければならない。

(完結文書の区分)

第34条　完結文書は、会計年度ごとに区分しなければならない。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものについては、この限りでない。

2　完結文書のうち会計年度又は暦年ごとに区分することが適当でない文書は、前項の規定にかかわらず、常に現会計年度又は現年に区分することができる。

(保存年限の設定)

第35条　主務課長は、完結文書を保存すべき期間(以下「保存年限」という。)を次に掲げる年限の中から定めなければならない。ただし、法令等に保存年限の定めのある文書については、この限りでない。

(1)　11年以上

(2)　10年

(3)　5年

(4)　3年

(5)　1年

2　主務課長は、完結文書の保存年限を定め、又は変更したときは、総務課長に報告しなければならない。

(保存年限の起算)

第36条　完結文書の保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものについては、この限りでない。

(保存年限の延長)

第37条　前2条の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書については、保存年限を経過した日以後においても、当該文書の区分に応じ、当該各号に定める期間を経過する日までの間保存年限を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間を経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。

(1)　現に監査、検査等の対象になっているもの　当該監査、検査等が終了するまでの間

(2)　現に継続している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの　当該訴訟が終結するまでの間

(3)　現に継続している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの　当該不服申立てに対する裁決その他これに類するものの日の翌日から起算して1年間

(4)　川越地区消防組合情報公開条例(平成19年条例第1号)に基づく公開の請求があったもの　当該請求に対する決定の日の翌日から起算して1年間

(5)　個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づく自己に関する個人情報の開示の請求があったもの　当該請求に対する決定の日の翌日から起算して1年間

2　前項に掲げるもののほか、主務課長は、保存年限が経過した文書について、事務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存年限を延長することができる。

第3節　保管文書の整理

(保管文書の整理)

第38条　第34条の規定により区分された完結文書で主務課において保管するもの(以下「保管文書」という。)は、次のとおりとする。

(1)　前会計年度の完結文書として区分された文書

(2)　現会計年度の完結文書として区分された文書

(3)　前2号に掲げるもののほか、事務の執行上主務課において保管することが適当な完結文書