(趣旨)

第1条　この訓令は、文書事務を適正かつ円滑に執行するため、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の取扱いの原則)

第3条　文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。

(課長の職責)

第4条　課長は、常に所属の職員を文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように、事務処理の促進を図らなければならない。

(総務課長の職責)

第5条　総務課長は、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように、常に文書事務に関し必要な調査を行い、並びにその指導及び改善に努めなければならない。

(文書主任)

第6条　各課に文書主任を置く。

(文書主任会議)

第7条　総務課長は、必要があるときは、文書主任会議を招集し、文書事務に係る連絡調整を図らなければならない。

(総務課における文書の受領及び配布の手続)

第8条　川越地区消防組合(以下「組合」という。)に到達した文書(電子文書を除く。以下この章及び第4章において同じ。)は、主務課に直接到達したものを除き、総務課において受領するものとする。

(主務課における収受等の手続)

第9条　配布を受けた文書及び主務課に直接到達した文書は、開封し、当該文書の余白に収受印(様式第2号)を押さなければならない。ただし、刊行物、ポスターその他の文書で、主務課長が指定したものについては、この限りでない。

(執務時間外に到着した文書の受領)

第10条　執務時間外に到着した文書の受領については、消防署の当直勤務者が行い、総務課長に引き継ぐものとする。

(電子文書の受信等)

第11条　電子文書は、電気通信回線を利用して受信することができる。

(処理の原則)

第12条　文書は、全て主務課長が中心となり主務課の担当者において速やかに処理しなければならない。

(供覧)

第13条　文書が起案による処理を必要とせず、単に供覧によって完結するものであるときは、当該文書が供覧によって完結するものである旨を明らかにする措置を講じ、関係者に供覧するものとする。

(即日起案の原則)

第14条　起案は、即日着手することを原則とし、事案の内容により調査等に相当の日数を要するときは、あらかじめ、課長の承認を得るものとする。

(起案)

第15条　起案は、文書管理システムにより行わなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

第16条　起案は、次に掲げるところによるものとする。

(回議)

第17条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議をしなければならない。

(合議)

第18条　起案の内容が他の消防署又は他の課に関係を有する場合は、当該起案文書を、関係する署長又は課長その他必要な職員に合議しなければならない。

(回議及び合議をするときの注意すべき事項)

第19条　起案文書の回議又は合議を受けた者は、その回議又は合議が速やかに完了するように努めなければならない。

(文書主任の審査)

第20条　消防局長以上の決裁を要する起案文書(業務用情報処理システムによるものは除く。)は、主務課長の回議を受ける前に、文書主任の審査を受けなければならない。

(総務課長の審査)

第21条　次に掲げる起案文書は、総務課長の審査を受けなければならない。

(施行文書の記号及び番号)

第22条　指令について作成する令達文書(以下この条及び次条において「指令文書」という。)又は普通文書を施行するときは、その文書に記号及び番号を記載しなければならない。ただし、軽易な内容の庁内文書又は主務課長が指定した文書については、この限りでない。

(告示文書等の番号)

第23条　法規文書、令達文書(指令文書を除く。)及び告示文書を公布し、令達し、又は施行するときは、その種別ごとに番号を取得するものとする。

(口頭又は電話による照会等の処理)

第24条　口頭又は電話による照会、回答、報告等があったときは、必要に応じその要領を起案文書に記載し、この章の規定に準じて処理しなければならない。

(決裁文書の浄書及び照合)

第25条　決裁が終了した起案文書(以下「決裁文書」という。)で浄書を要するものは、第22条の処理をした後、主務課又は総務課において浄書するものとする。

(文書の発信者名)

第26条　外部へ発送する文書は、管理者名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、副管理者名、会計管理者名、消防局長名、署長名若しくは課長名又は組合名を用いることができる。

(公印の押印)

第27条　発送する文書には、所定の箇所に公印(重要なものにあっては、割印を含む。)を押印しなければならない。

(文書の発送)

第28条　起案者は、文書を発送しようとするときは、郵送等適当な手段を用いるものとする。

(電子文書の送信)

第29条　第27条第2項の規定により公印の押印の省略をした文書は、電気通信回線を利用して送信することができる。

(文書の整理の原則)

第30条　文書は、常に分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(未完結文書の整理)

第31条　未完結文書は、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(完結文書の区分)

第32条　完結文書は、会計年度ごとに区分しなければならない。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものについては、この限りでない。

(保存年限の設定)

第33条　主務課長は、完結文書を保存すべき期間(以下「保存年限」という。)を次に掲げる年限の中から定めなければならない。ただし、法令等に保存年限の定めのある文書については、この限りでない。

(保存年限の起算)

第34条　完結文書の保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものについては、この限りでない。

(保存年限の延長)

第35条　前2条の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書については、保存年限を経過した日以後においても、当該文書の区分に応じ、当該各号に定める期間を経過する日までの間保存年限を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間を経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。

(保管文書の整理)

第36条　第32条の規定により区分された完結文書で主務課において保管するもの(以下「保管文書」という。)は、次のとおりとする。

(完結文書の整理の方法)

第37条　完結文書は、ファイリング・システムにより整理するものとする。

(編さんによる文書の整理及び保管の方法)

第38条　保管文書のうち、フォルダーに入れて整理し、及び保管することが適当でないものは、台帳、帳簿等に編さんして整理し、及び保管することができる。

(保管文書の利用)

第39条　職員は、保管文書を利用したときは、利用した保管文書があった元の位置に戻しておかなければならない。

(保管文書の廃棄)

第40条　主務課長は、保管文書のうち、必要のなくなったものを、随時廃棄しなければならない。

(保存文書の整理)

第41条　第32条の規定により区分された完結文書で主務課長が保存を認めたもの(以下「保存文書」という。)は、主務課が管理する書庫等に収めて保存するものとする。

(フォルダーに収納された保存文書の整理)

第42条　保存文書のうち、フォルダーに収納されているものは、フォルダーのまま保存年限別に区分し、整理しなければならない。

(編さんされた保存文書の整理)

第43条　保存文書のうち、編さんされているもので保存年限が3年以上のものは、会計年度、保存年限等により区分し、完結文書となった日付順に整理しなければならない。

(保存文書の利用)

第44条　保存文書を利用した者は、保存文書があった元の位置に戻しておかなければならない。

(書庫等の管理)

第45条　書庫等の利用は、執務時間内に行うものとする。ただし、やむを得ない事由により執務時間外に書庫等を利用しようとするときは、主務課長の承認を受けなければならない。

(保存文書の廃棄)

第46条　保存年限を経過した保存文書は、主務課において廃棄する。この場合において、主務課長は、不正な利用をされない方法により廃棄しなければならない。

(電子文書の整理及び保管)

第47条　文書管理システム又は業務用情報処理システムにより処理を行った電子文書の整理及び保管は、当該文書管理システム又は当該業務用情報処理システムにより行うものとする。

(電子文書の廃棄)

第48条　第46条の規定は、電子文書を廃棄する場合について準用する。

(文書取扱いの特例)

第49条　消防署の文書取扱いについて、この訓令によることができない場合は、総務課長と協議の上、他の方法によることができる。

(その他)

第50条　この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、川越市公文例規程の例によるほか、管理者が別に定める。