○川越市農業委員会文書管理規程
昭和四十六年十二月一日
農委告示第五十一号
(趣旨)
第一条 この規程は、法令その他別に定めるもののほか、川越市農業委員会(以下「委員会」という。)における文書(マイクロフィルム文書を含む。)の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(平元農委告示二八・一部改正)
(文書取扱いの原則)
第二条 文書はすべて正確かつ迅速な取扱い常にその処理経過を明らかにし、能率的に処理しなければならない。
(職員)
第三条 事務局長(以下「局長」という。)は、常に所属職員をして文書の作成及び取扱いに習熟させ、文書事務が円滑に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。
2 主務の主幹又は副主幹は、局長、副事務局長の命を受けその担任する事務における文書事務の処理を推進し、完結するまでの経過を明らかにしておかなければならない。
(平元農委告示二八・平一九農委告示一二・平二七農委告示一四・一部改正)
(文書主任)
第四条 委員会に文書主任をおく。
2 文書主任は、会長の承認を得て、局長の指定する事務局職員の吏員をもつてこれに充る。
3 局長は、必要と認めるときは、文書主任の補助者を置くことができる。
(文書主任の職務)
第五条 文書主任は、上司の命を受け次の各号に掲げる事務を掌理する。
一 文書の収受、配布及び発送手続に関すること。
二 文書の審査に関すること。
三 文書の処理促進に関すること。
四 文書の編さん及び成冊についての審査、指導に関すること。
五 文書の保存及び引継ぎに関すること。
六 その他文書の処理に関すること。
(収受)
第六条 到着した文書は、すべて収発簿に記載し、収受印を押し、番号を記入するものとする。ただし、軽易なものについては、収発簿への登載を省略することができる。
(平一九農委告示一二・全改)
(処理)
第七条 文書は全て、関係者の合議を求め、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議して会長の決裁を受けなければならない。
(昭六二農委告示一九・平元農委告示二八・平一九農委告示一二・平二八農委告示一一・一部改正)
(起案)
第八条 起案を要するものについては担当者は、直ちに着手し、前条の順を経て会長の決裁を受けなければならない。
(決裁文書の処理)
第九条 決裁文書は、すべて次の各号の一により処理しなければならない。
一 発送を要するものは、使送、郵送に区分して処理すること。
二 法規文書、公示文書及び令達文書は、浄書、校合の上、掲示及び送達すること。
三 案件処理後は、主務担当において保管すること。
四 処理未済の文書は、主務担当において一定の書箱に収納し、常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。
(平一九農委告示一二・一部改正)
(文書の編さん)
第十条 決裁文書で所定の手続きを終つたもの(以下「完結文書」という。)は、主務担当ごとに区分し、文書主任の審査、指導のもとに、編さん成冊するものとする。
2 完結文書は、会計年度ごとに編さんする。ただし、歴年ごとに区分することが適当なものについては、この限りでない。
3 編さん紙数が少量のときは、数年分を一冊とすることができる。
4 成冊する場合は、表紙及び背表紙をつけ、文書の種別等を明らかにしなければならない。
(昭六〇農委告示四五・平元農委告示二八・平一九農委告示一二・一部改正)
(文書の保存区分)
第十一条 完結文書は、次の四種に区分して保存しなければならない。
第一種 永久保存の必要があるもの
第二種 十年保存の必要があるもの
第三種 五年保存の必要があるもの
第四種 一年、二年又は三年保存の必要があるもの
2 文書の種別は、別表のとおりとする。
3 保存年限は、局長が定める。
4 局長は、特に必要があると認めた場合には、保存年限を変更することができる。
(昭六〇農委告示四五・平元農委告示二八・一部改正)
(保管の方法)
第十二条 編さんを終えた文書、簿冊は文書保存台帳に登載し、年次をおつて、所定の箇所に収納しておくものとする。
2 マイクロフィルム文書は、管理担当において保管するものとする。
(平元農委告示二八・平一九農委告示一二・一部改正)
(廃棄)
第十三条 保存期間の満了した文書は、文書主任において会長の決裁を経て廃棄の手続きをするものとする。
2 マイクロフィルム文書化した原文書は、局長が特に保存を必要と認めたものを除き、前項の手続に従つて廃棄するものとする。
(平元農委告示二八・一部改正)
(文書の持出し禁止)
第十四条 文書は局長が承認した場合を除き、庁外に持出してはならない。
(平元農委告示二八・全改)
(その他)
第十五条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについては、市長の事務部局の例による。
(平一二農委告示一八・全改)
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和五一年一月三〇日農委告示第四号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和五二年五月二四日農委告示第二六号)
この規程は、公布の日から施行し、昭和五十二年五月一日から適用する。
附則(昭和五三年三月三一日農委告示第二〇号)
この規程は、昭和五十三年四月一日から施行する。
附則(昭和六〇年八月三一日農委告示第四五号)
この告示は、昭和六十年九月一日から施行する。
附則(昭和六三年一月五日農委告示第五八号)
この告示は、昭和六十三年一月四日から施行する。
附則(昭和六二年五月二七日農委告示第一九号)
この告示は、公布の日から施行する。
附則(平成元年六月二九日農委告示第二八号)
この告示は、平成元年七月一日から施行する。
附則(平成一二年三月三一日農委告示第一八号)
この告示は、公布の日から施行する。
附則(平成一九年三月三〇日農委告示第一二号)
この告示は、平成十九年四月一日から施行する。
附則(平成二七年三月三〇日農委告示第一四号)
この告示は、平成二十七年四月一日から施行する。
附則(平成二八年三月二九日農委告示第一一号)
1 この告示は、平成二十八年四月一日から施行する。
2 この告示の施行の際現に農業協同組合法等の一部を改正する等の法律(平成二十七年法律第六十三号)附則第二十九条第二項の規定によりなお従前の例により在任するものとされた農業委員会の委員が在任する場合における川越市農業委員会の文書の取扱いについては、この告示による改正前の川越市農業委員会文書管理規程は、なおその効力を有する。
別表(第11条関係)
(平元農委告示28・全改)
分類表(共通文書分類表は川越市文書管理規程第49条別表第3を準用する)
課 | 常用 | 第1種(永年) | 第2種(10年) | 第3種(5年) | 第4種(1・2・3年) |
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