○川越市農業委員会文書管理規程
令和7年1月29日
農委告示第4号
川越市農業委員会文書管理規程(昭和46年農委告示第51号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、法令その他別に定めるもののほか、川越市農業委員会(以下「委員会」という。)における文書(マイクロフィルム文書を含む。)の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書はすべて正確かつ迅速な取扱い常にその処理経過を明らかにし、能率的に処理しなければならない。
2 文書の収受、起案、決裁、保管等の事務の処理は、原則として文書管理システム(電子計算機を用いて、文書の収受、起案、決裁、保存等の事務を総合的に行う情報処理システムをいう。以下同じ。)で行わなければならない。
(職員)
第3条 事務局長(以下「局長」という。)は、常に所属職員をして文書の作成及び取扱いに習熟させ、文書事務が円滑に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。
2 主務の主幹又は副主幹は、局長、副事務局長の命を受けその担任する事務における文書事務の処理を推進し、完結するまでの経過を明らかにしておかなければならない。
(文書主任)
第4条 委員会に文書主任をおく。
2 文書主任は、庶務を担当するグループのリーダーをもってこれに充てる。この場合において、庶務担当リーダーが欠けたときは、局長が指定する者をもって文書主任に充てる。
3 局長は、必要と認めるときは、文書主任の補助者を置くことができる。
(文書主任の職務)
第5条 文書主任は、上司の命を受け次の各号に掲げる事務を掌理する。
(1) 文書の収受、配布及び施行の指導に関すること。
(2) 文書の整理、保存及び廃棄の指導に関すること。
(3) 文書の引継ぎに関すること。
(4) 起案文書の形式審査に関すること。
(5) 電子文書(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録をいう。)であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)の受信及び送信の指導に関すること。
(6) 文書管理システムの利用の指導に関すること。
(収受)
第6条 到着した文書(電子文書を除く)は、すべて収受印を押すものとする。ただし、軽易なものについては、この限りではない。
(1) 業務用情報処理システム(文書管理システムを除き、電子計算機を用いて、特定の業務における文書の収受、起案、決裁、保管等の事務を行う情報処理システムをいう。以下同じ。)による収受の登録をする文書
(2) 内容が軽易であって、収受登録を行う必要がないと局長が認める文書
(3) 収受登録を行うことが性質上困難であると局長が認める文書
3 前2項の規定にかかわらず、局長は、委員会に直接提出される申請書、届書等で、大量に処理する文書にあっては、当該文書の処理方法を別に定めることができる。
(電子文書の受信等)
第7条 電子文書は、電気通信回線を利用して受信することができる。
2 前項の規定により受信した電子文書は、収受登録を行わなければならない。ただし、次に掲げる電子文書については、この限りでない。
(1) 業務用情報処理システムによる収受の登録をする電子文書
(2) 内容が軽易であって、収受登録を行う必要がないと局長が認める電子文書
(3) 収受登録を行うことが性質上困難であると局長が認める電子文書
3 前項の規定にかかわらず、局長は、委員会に直接送信される申請書、届書等で、大量に処理する電子文書にあっては、当該電子文書の処理方法を別に定めることができる。
(処理)
第8条 文書は全て、関係者の合議を求め、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。
(起案)
第9条 起案は、即日着手することを原則とし、事案の内容により調査等に相当の日数を要するときは、あらかじめ、局長の承認を得るものとする。
2 起案は、文書管理システムにより行わなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りではない。
(1) 業務用情報処理システムにより起案する文書
(2) 内容が軽易であって、文書管理システムによる起案を行う必要がないと局長が認める文書
(3) 文書管理システムによる起案を行うことが性質上困難であると局長が認める文書
(決裁文書の処理)
第10条 決裁文書は、すべて次の各号により処理しなければならない。
(1) 発送を要するものは、使送、郵送に区分して処理すること。
(2) 電子文書ではない法規文書、公示文書及び令達文書は、浄書、校合の上、掲示及び送達すること。
(3) 案件処理後は、主務担当において保管すること。
(4) 処理未済の文書は、主務担当において、常にその所在及び経過を明らかにすること。
(文書の保存区分)
第11条 完結文書(決裁文書で所定の手続きを終えたものをいう。以下同じ)は、次に掲げる保存年限に区分して保存しなければならない。ただし、法令等に保存年限の定めのある文書については、この限りでない。
(1) 11年以上
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
2 保存年限及び文書の種別は、局長が定める。
3 局長は、特に必要があると認めた場合には、保存年限を変更することができる。
(保管の方法)
第12条 完結文書は、文書保存台帳に登載し、年次をおって、所定の箇所に収納しておくものとする。
2 完結文書のうち、マイクロフィルム文書は、管理担当において保管するものとする。
3 文書管理システム又は業務用情報処理システムにより処理を行った電子文書の保管は、当該文書管理システム又は当該業務用情報処理システムにより行うものとする。
(廃棄)
第13条 保存期間の満了した文書は、文書主任において会長の決裁を経て廃棄の手続きをするものとする。
2 マイクロフィルム文書化した原文書は、局長が特に保存を必要と認めたものを除き、前項の手続に従って廃棄するものとする。
3 文書管理システム又は業務用情報処理システムにより保管している電子文書は、当該文書管理システム又は当該業務用情報処理システムにより第1項の手続きに従って廃棄するものとする。
(文書の持出し禁止)
第14条 文書は局長が承認した場合を除き、庁外に持出してはならない。
(その他)
第15条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについては、市長の事務部局の例による。
附則
この規程は、令和7年2月3日から施行する。